Ewidencja obrotu a zwroty i reklamacje

Dla wielu działalności gospodarczych pewne sytuacje – choć oczywiście niepożądane – są po prostu normalne. Do takich okoliczności zaliczają się m.in. zwroty produktów bądź reklamacje towarów czy usług. Jeśli jednak chodzi o sposób funkcjonowania urządzeń rejestrujących, to dla nich już takie kwestie nie są „standardowe”. Pojawia się więc pytanie: jak podatnik pracujący z użyciem kasy lub drukarki fiskalnej powinien się wtedy zachować?

Jak urządzenia fiskalne „traktują” zwroty i reklamacje?

Z pewnością każda działalność handlowa czy usługowa chciałaby uniknąć zwrotów i reklamacji. Bez względu bowiem na powody i motywacje tych działań, prowadzą one często do braku zysku z konkretnych transakcji. Nie zmienia to jednak faktu, że takie sytuacje wpisują się w biznesową rzeczywistość. Konsumenci mają swoje prawa i z różnych względów ich dochodzą. A w takich okolicznościach kluczową rolę odgrywa paragon fiskalny – dokument potwierdzający zgodne z przepisami dokonanie sprzedaży towarów bądź usług.

I tu pojawia się pewien dylemat, związany z ewidencjonowaniem obrotu za pomocą urządzenia rejestrującego. Tego typu technologie działają na tych samym zasadach: paragon raz wystawiony i zapisany w pamięci fiskalnej nie może być w żaden sposób usunięty czy skorygowany. Z drugiej strony przedsiębiorca nie może sobie pozwolić na pominięcie takiej kwestii. Bez względu na standardy funkcjonowania urządzeń rejestrujących, porządek w dokumentacji dotyczącej prowadzenia działalności musi zostać zachowany. I dlatego w opisywanych przypadkach przepisy wymagają podjęcia konkretnych działań.

Wszystkie zwroty i reklamacje muszą być odnotowane!

O jakie działania chodzi? Zgodnie z regulacjami prawnymi, przedsiębiorca zobligowany do rejestrowania obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego ma też obowiązek prowadzić oddzielną ewidencję zwrotów i reklamacji. Polega to na sporządzaniu osobnych notatek z tego typu sytuacji transakcyjnych. Szczególnie ważne jest to, jakie konkretnie dane muszą znaleźć się w każdym takim zapisie. Chodzi m.in. o nazwę, kwotę brutto i informację o podatku VAT, związaną z tym, co jest przedmiotem zwrotu lub reklamacji (czyli produktu bądź usługi). Ponadto, trzeba w notatce uwzględnić kwotę zwracaną, a także daty realizacji sprzedaży oraz przyjęcia reklamacji albo zwrotu. Każdy wpis musi być opatrzony również stosownymi protokołami, potwierdzającymi zarówno dokonanie transakcji, o którą chodzi, jak i przeprowadzenie operacji, o którą ubiegał się konsument.

Z drugiej strony, w przepisach nie jest dokładnie powiedziane, w jaki sposób podatnik powinien przechowywać taką dokumentację. Innymi słowy, przedsiębiorca ma w tym względzie pewną dowolność. To on zdecyduje, czy dla ewidencji zwrotów i reklamacji znajdzie się miejsce w osobnym zeszycie, segregatorze, czy może w oddzielnej teczce. Grunt, żeby dokumentacja ta uporządkowana – ze względu na ewentualne, niezapowiedziane kontrole ze strony Urzędu Skarbowego lub na użytek własny, a konkretnie poprawki do księgi przychodów i rozchodów.

One thought on “Ewidencja obrotu a zwroty i reklamacje

  • Luty 19, 2019 at 8:11 pm
    Permalink

    słuszny wpis, za rzadko mówi się o tych kwestiach w kontekście „fiskalnych tematów”. Pozdrawiam serdecznie wszystkich fiskalnych 🙂

    Reply

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Policz i wpisz: *