Jak poprawnie zainstalować kasę fiskalną?

Przed przepisami fiskalnymi rzadko kiedy można uciec. Szczególnie w przypadku, gdy przedsiębiorca zajmuje się obsługą klientów indywidualnych. W większości sytuacji będzie się to wiązało z koniecznością zainstalowania kasy rejestrującej i obowiązkiem wydawania paragonów fiskalnych. A o jakich procedurach powinien pamiętać właściciel firmy, który nie miał wcześniej styczności z urządzeniami tego typu? Prawidłowe wdrożenie kasy lub drukarki wymaga np. komunikacji z Urzędem Skarbowym w odpowiednich terminach. Ale to nie wszystko.

Krok po kroku – zgłoszenie, fiskalizacja, zawiadomienie

Polskie prawo jest tak skonstruowane, że nie wystarczy po prostu wejść do sklepu i kupić kasę rejestrującą, aby rozpocząć wystawianie paragonów. Posiadanie dobrego urządzenia jest oczywiście ważne, lecz nie upoważnia do prowadzenia ewidencji. Procedurę należy zacząć od zgłoszenia do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego liczby kas oraz miejsc ich zainstalowania. Przedsiębiorca powinien złożyć stosowny dokument w tej sprawie najpóźniej jeden dzień przed datą rozpoczęcia rejestracji obrotu. Kolejnym krokiem jest fiskalizacja kasy. To proces nieodwracalny i jednorazowy, a urządzenie w tryb fiskalny może wprowadzić jedynie serwisant z ważnymi uprawnieniami. Później, w terminie 7 dni od momentu wykonania fiskalizacji, trzeba zawiadomić o tym fakcie Urząd Skarbowy. Na koniec przedsiębiorca otrzyma numer ewidencyjny. Należy go nanieść na urządzenie w widocznym miejscu, w trwały sposób.

Dlaczego nie warto zwlekać z instalacją kasy do ostatniej chwili?

Przejście przez cały proces instalacji kasy fiskalnej bywa czasochłonne. Szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorca rozpoczyna rejestrowanie obrotu w ten sposób przy użyciu więcej niż jednego urządzenia. W związku z tym, aby móc prowadzić sprzedaż na rzecz osób fizycznych, nie warto czekać do ostatniej chwili z podjęciem odpowiednich kroków. Jeśli podatnik już wie, że będzie musiał zacząć wydawać paragony fiskalne, najlepiej zrobić wszystko na spokojnie i z pewnym wyprzedzeniem czasowym. Da to większą gwarancję na uniknięcie ewentualnych błędów przy którymś z etapów instalacji urządzenia.

Wcześniejsze dostosowanie firmy do wymogu posiadania kasy ma także inne zalety. Dodatkowy czas można przede wszystkim przeznaczyć na zapoznanie się ze wszystkimi funkcjami kupionego urządzenia. Przed fiskalizacją kasa działa w trybie szkoleniowym, a wykonywane na niej operacje nie są zapisywane na module fiskalnym. Dużo łatwiej też wtedy skorzystać z ulgi, która przysługuje przy zakupie pierwszego urządzenia tego typu. Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca może odzyskać nawet do 90% kwoty wydanej na kasę, jednak nie więcej niż 700 złotych.

Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie zainstaluje kasy na czas?

Wpis ten wymaga także krótkiego omówienia konsekwencji, które wystąpią w przypadku braku zainstalowania kasy we właściwym terminie. Przedsiębiorca powinien liczyć się z tym, że Urząd Skarbowy w takich okolicznościach może nałożyć na niego grzywnę. Zgodnie z Kodeksem Karnym Skarbowym, brak wystawiania faktur lub rachunków za wykonanie usługi, wystawianie ich w sposób wadliwy lub odmowa ich wystawienia, podlega karze do 180 stawek dziennych. Konsekwencją niedopełnienia obowiązków będzie także utrata możliwości skorzystania z ulgi za zakup pierwszego urządzenia fiskalnego.