Pamiętaj! Paragon z błędem trzeba uwzględnić w odrębnej ewidencji

W jednych firmach wystawia się kilka paragonów dziennie czy tygodniowo, podczas gdy w innych przedsiębiorcy lub ich pracownicy wydają mnóstwo takich dowodów sprzedaży. Trudno jednoznacznie przesądzać, w którym przypadku łatwiej o pomyłki, gdyż należałoby wziąć pod uwagę także kilka dodatkowych czynników. Faktem jednak jest, że użytkownicy kas fiskalnych powinni zdawać sobie sprawę z tego, czym jest ewidencja oczywistych błędów na paragonach fiskalnych i jak prowadzić taką dokumentację.

Dlaczego akurat ten dowód sprzedaży jest tak ważny?

Trudno chyba o drugi tak istotny typ dokumentu w polskim systemie podatkowym. Paragon fiskalny nie tylko stanowi potwierdzenie, że firma, w której powinna działać kasa rejestrująca, nie uchyla się obowiązków. Każdy dowód sprzedaży tego rodzaju zawiera również mnóstwo ważnych informacji, m.in. na temat konkretnej transakcji oraz należnego od niej podatku. Nie powinno więc dziwić, że przepisy wymagają wystawiania paragonów fiskalnych z prawidłowymi danymi. A jak wiadomo, czasami łatwo o pomyłki, np. na skutek obsługi dużej liczby klientów czy sprzedaży wielu produktów. Natomiast kasa fiskalna nie pozwala na usunięcie wystawionego już paragonu z błędem. Co więcej, takiego dowodu sprzedaży nie da się skasować z pamięci urządzenia rejestrującego. Jedynym sposobem jest uwzględnienie omyłkowo wystawionego paragonu w odrębnej ewidencji.

Forma ewidencji pomyłek i zasady sporządzania wpisów

Przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek na paragonach fiskalnych można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. W tym przypadku chodzi oczywiście o dokument „w sprawie kas rejestrujących”, który zresztą reguluje wiele innych kwestii, m.in. przechowywanie kopii paragonów. Wracając jednak do tematu tego artykułu… Rozporządzenie MF nie wymaga od podatników konkretnej formy prowadzenia ewidencji. Adnotacje dotyczące błędów na paragonach można umieszczać zarówno w zwykłym zeszycie, jak i w segregatorze lub teczce z wydrukami. Dobrą praktyką jest oczywiście zachowanie porządku w tak ważnej dokumentacji. Dlatego też warto oznaczyć dodatkową ewidencję danymi firmy oraz informacjami na temat stosowanego urządzenia fiskalnego. Wpisy dotyczące omyłkowo wystawianych paragonów wykorzystuje się później do uwzględnienia korekty sprzedaży w dokumentach księgowych przedsiębiorstwa, np. KPiR.

Rozporządzenie MF wymaga jednak konkretnych informacji w każdej adnotacji na temat oczywistej pomyłki. Wpis tego typu musi zawierać nie tylko wartość sprzedaży brutto i podatku należnego od błędnie zarejestrowanej transakcji, ale też krótki opis przyczyn zaistniałej sytuacji. Ponadto, do adnotacji należy zawsze dołączyć paragon fiskalny, na którym pojawiła się ewidentna pomyłka. Natomiast klientowi trzeba wydać dowód sprzedaży z prawidłowymi informacjami.