Znajomość zasad pracy z urządzeniem fiskalnym – teraz koniecznie na piśmie!

W wyniku różnych regulacji prawnych, związanych z wejściem systemu online, powstało również nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. W nim znajdziemy informację dotyczącą obowiązkowych oświadczeń, o których sporządzenie musi zadbać przedsiębiorca. Same dokumenty jednak mają potwierdzać, że pracownicy danej firmy, wykonujący zadania za pomocą urządzeń fiskalnych, posiadają niezbędną wiedzę na temat obsługi tego typu technologii sprzedaży. Jak wygląda kwestia realizacji nowego wymogu?

Jakie zasady musi znać pracownik obsługujący urządzenie fiskalne?

Nowością wynikającą z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących jest fakt, że podatnik musi zadbać o zaznajomienie pracowników jego firmy z zasadami prowadzenia ewidencji i obsługi urządzenia fiskalnego, jeśli mają je wykorzystywać w celu wykonywania swoich obowiązków służbowych. Nie znaczy to jednak, że personel powinien znać w najdrobniejszych szczegółach każdy aspekt związany ze wspomnianymi technologiami sprzedaży. Treść załącznika nr 1 do przywołanego Rozporządzenia jasno stawia nacisk na kwestie najważniejsze – czyli niezbędne zasady prowadzenia ewidencji obrotu podczas obsługi klientów indywidualnych oraz bezwzględny obowiązek poprawnego wystawiania i wydawania nabywcom paragonów. Przykładowo, każdy pracownik w danym przedsiębiorstwie, korzystający z urządzenia rejestrującego (wszystko jedno, czy chodzi o drukarki lub kasy fiskalne online, czy modele starszego typu), musi wiedzieć, że wspomniane wydruki nie można zastępować innymi dokumentami. Mowa tu zwłaszcza o potwierdzeniach płatności kartą z terminala płatniczego, które nierzadko błędnie przez personel potrafiły być traktowane jako odpowiedniki paragonów. Wspomniany załącznik nr 1 informuje również o tym, jakie konsekwencje grożą w przypadku niezarejestrowania transakcji przy użyciu kasy fiskalnej oraz niewystawienia czy niewydania klientowi paragonu. Takie działanie może prowadzić do kary grzywny z tytułu wykroczenia skarbowego lub przestępstwa skarbowego.

Obowiązkowe oświadczenia – czym są i jak je sporządzić?

Co jeszcze wynika z omawianego Rozporządzenia MF? Zapoznanie pracowników z zasadami korzystania z urządzeń fiskalnych, ewidencji obrotu oraz wymogiem wystawiania i wydawania paragonów to nie wszystko, o co musi zadbać podatnik. Do przedsiębiorcy należy również sporządzenie oświadczenia (w przypadku każdego członka personelu pracującego z tego typu technologią sprzedaży) potwierdzającego spełnienie opisywanego wyżej wymogu. Dokument powinien powstać w dwóch jednobrzmiących, podpisanych przez pracownika egzemplarzach. Jeden trafi do niego, drugi zaś do przedsiębiorcy. Każdy egzemplarz powinien zawierać takie informacje, jak dane podatnika (imię, nazwisko, NIP) oraz osoby przez niego zatrudnionej (imię, nazwisko, PESEL). Nie może zabraknąć również zapisu o dacie i miejscu sporządzenia oświadczenia. Należy wspomnieć, że dokumenty te nie trafiają później do Urzędu Skarbowego. Natomiast zarówno zapoznanie z zasadami, jak i sporządzenie oraz podpisanie oświadczeń musi się odbyć jeszcze zanim pracownik przystąpi w danej firmie do samodzielnego prowadzenia ewidencji obrotu za pomocą urządzenia rejestrującego. Wzór takiego dokumentu również znajduje się w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów (w części 3).